Как выбрать HRM-систему в 2023 году?

HRM-система (Human Resource Management System) – это программное решение, которое помогает автоматизировать и оптимизировать процессы управления персоналом в организации. С помощью HRM-системы можно эффективно решать такие задачи, как:

• подбор и адаптация сотрудников;
• оценка и развитие компетенций;
• мотивация и стимулирование;
• учет и аналитика кадровых данных;
• обучение и развитие;
• коммуникация и вовлечение;
• управление проектами и задачами;
• управление единым цифровым опытом сотрудника (DEX).

В условиях постоянных изменений на рынке труда, повышения требований к квалификации и компетенциям сотрудников, а также перехода на удаленную и гибкую форму работы, HRM-система становится необходимым инструментом для повышения эффективности и конкурентоспособности организации. Однако, несмотря на доступный рейтинг hrm систем, выбор не такой простой, как может показаться на первый взгляд. Существует множество различных решений на рынке, которые отличаются по функциональности, качеству, цене, безопасности и другим параметрам. Как же выбрать подходящую HRM-систему для вашей организации в 2023 году? На что нужно обратить внимание при сравнении различных вариантов? Какие ошибки нужно избегать при выборе и внедрении HRM-системы? В этой статье мы попытаемся ответить на эти вопросы.

Критерии выбора HRM-системы

При выборе HRM-системы в 2023 году мы предлагаем обратить внимание на следующие три основных критерия:

Безопасность

Безопасность – это один из самых важных факторов при выборе HRM-системы, так как она хранит и обрабатывает конфиденциальные данные о сотрудниках и организации. Нарушение безопасности может привести к утечке данных, штрафам, ущербу для репутации и доверия, а также потере конкурентных преимуществ.

Поэтому при выборе HRM-системы нужно убедиться, что она соответствует следующим требованиям безопасности:

• Соответствие законодательству. В 2023 году предпочтение отдается разработчикам, которые гарантируют соответствие своих решений законодательству и обеспечивают качественное хранение данных.
• Защита от внешних и внутренних угроз. HRM-система должна иметь надежную защиту от взлома, вирусов, фишинга и других видов кибератак. Кроме того, она должна предусматривать разграничение доступа к данным в зависимости от ролей и полномочий сотрудников, а также контроль и аудит действий пользователей.
• Резервное копирование и восстановление данных. HRM-система должна иметь возможность регулярно создавать резервные копии данных и хранить их на надежных носителях. В случае аварии, сбоя или потери данных, она должна обеспечивать быстрое и полное восстановление данных без потери качества и целостности.

Функциональность

Функциональность – это то, что HRM-система умеет делать, какие задачи она помогает решать и какие результаты она дает. Функциональность зависит от специфики организации, ее целей, стратегии, бизнес-процессов и потребностей сотрудников.

При выборе HRM-системы нужно учитывать следующие аспекты функциональности:

• Покрытие всех процессов управления персоналом. HRM-система должна поддерживать все основные процессы управления персоналом, такие как подбор, адаптация, оценка, мотивация, обучение, развитие, коммуникация и т.д. Кроме того, система должна иметь возможность интеграции с другими системами организации, такими как ERP, CRM, BI и т.д.
• Гибкость и настраиваемость. HRM-система должна быть гибкой и настраиваемой под специфику организации, ее структуру, правила, политики и культуру. Уметь создавать собственные шаблоны, формы, отчеты, алгоритмы и сценарии работы с данными. Также иметь возможность адаптации под изменения внешней и внутренней среды организации.
• Удобство и простота использования. HRM-система должна быть удобной и простой в использовании для всех пользователей: HR-специалистов, руководителей, сотрудников и кандидатов. Иметь интуитивный интерфейс, понятную навигацию, подсказки и обучение. Должна быть доступной с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон) и в любом месте (офис, дом, поездка).

Эффективность

Эффективность – это то, насколько HRM-система помогает достигать целей организации и повышать результативность работы с персоналом. Эффективность HRM-системы можно оценивать по разным показателям, таким как:

• Сокращение времени и затрат на выполнение кадровых операций. HRM-система должна автоматизировать рутинные и трудоемкие процессы, такие как заполнение анкет, составление договоров, расчет заработной платы, формирование отчетов и т.д. Таким образом, HRM-система должна освобождать время и ресурсы HR-специалистов для более важных и стратегических задач.
• Улучшение качества и достоверности кадровых данных. HRM-система должна обеспечивать единый и актуальный источник информации о сотрудниках и организации. HRM-система должна предотвращать ошибки, противоречия и дублирование данных, а также обеспечивать их защиту и конфиденциальность. Таким образом, HRM-система должна повышать точность и надежность принятия решений на основе данных.
• Увеличение удовлетворенности и вовлеченности сотрудников. HRM-система должна способствовать повышению мотивации, лояльности и продуктивности сотрудников. HRM-система должна учитывать индивидуальные потребности, интересы и предпочтения сотрудников, а также обеспечивать им возможность самостоятельно управлять своими данными, карьерой, обучением и развитием. Таким образом, HRM-система должна создавать положительный опыт работы сотрудника (DEX).

Советы по выбору HRM-системы

После того, как вы определились с критериями выбора HRM-системы, вы можете приступить к поиску и сравнению различных вариантов на рынке. Для этого мы рекомендуем следовать следующим советам:

1. Определите свой бюджет и тип лицензии. Разные HRM-системы имеют разную стоимость в зависимости от функциональности, количества пользователей, объема данных и других факторов. Также вы можете выбрать между разными типами лицензии: покупка (разовая оплата за пользование системой), подписка (ежемесячная или ежегодная оплата за пользование системой) или SaaS (оплата за пользование системой в облаке). Выбирайте тот вариант, который соответствует вашим финансовым возможностям и потребностям.
2. Используйте демо-версии и тестовые периоды. Перед тем, как принять окончательное решение о покупке HRM-системы, вы можете попробовать ее в действии на практике. Многие поставщики предлагают бесплатные демо-версии или тестовые периоды своих продуктов, которые позволяют оценить функциональность, удобство и эффективность системы на реальных данных и задачах. Так вы сможете убедиться, что система подходит вам и удовлетворяет вашим ожиданиям.
3. Сравнивайте разные варианты по отзывам и рейтингам. Один из способов выбора HRM-системы – это ориентироваться на мнение других пользователей, которые уже имеют опыт работы с разными системами. Вы можете посмотреть отзывы и рейтинги разных HRM-систем на специализированных сайтах и узнать там о преимуществах и недостатках разных систем, а также о том, как они решают конкретные задачи и проблемы.
4. Обращайтесь к экспертам и консультантам. Если вы не уверены в своем выборе или хотите получить дополнительную информацию и советы, вы можете обратиться к профессионалам, которые знают о HRM-системах больше, чем вы. Это могут быть независимые эксперты, консультанты, аналитики или представители поставщиков. Они смогут помочь вам определиться с потребностями, подобрать подходящие варианты, провести демонстрацию и тестирование системы, а также сопроводить вас на всех этапах выбора и внедрения HRM-системы.

Выбор HRM-системы – это ответственный и сложный процесс, который требует тщательного анализа и сравнения различных вариантов. При выборе HRM-системы в 2023 году мы рекомендуем обратить внимание на три основных критерия: безопасность, функциональность и эффективность. Также мы дали несколько советов по поиску и сравнению разных HRM-систем на рынке. Надеемся, что эта статья поможет вам сделать правильный выбор и найти лучшее решение для вашей организации.